Gestión de Proyectos, una visión general

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La gestión de proyectos es el conjunto de acciones que se realizan para alcanzar los objetivos que se quieran alcanzar.

En mi entorno profesional, como en la mayoría, nos basamos en cuatro puntos principales para gestionar nuestros proyectos.

Por supuesto existen diferentes métodos de gestión de proyectos, pero de manera básica, sobre todo si no estás muy puesto en este área, esto te puede ayudar:

Planificación

Trabajar por trabajar no es práctico; movernos en el trabajo “como pollo sin cabeza” es una buena forma de perder el tiempo, aunque lamentablemente en ocasiones es inevitable. La planificación de las acciones que vamos a llevar a cabo es fundamental. Esto es necesario hacerlo de manera continua, semanal o mensualmente, por ejemplo, y es algo que se realiza incluso antes de que el proyecto comience, en la fase de creación del mismo.

Aquí podemos incluir todas las tareas de definición, por ejemplo:

–          Tareas a realizar

–          Tiempo que se va a emplear en cada tarea

–       Recursos necesarios para realizarlo, a nivel de personas, de tecnología, consumibles, espacios, etc.

Gestión de Proyectos: Programación

Una vez que se ha puesto sobre el papel toda la planificación con cada una de sus tareas a realizar, toca poner todo en el orden adecuado. En la fase de programación se pueden usar cronogramas o cualquier herramienta que nos permita organizar las tareas en el orden adecuado, la duración de cada una de ellas, y como se suceden o se solapan. En general pensamos de forma lineal una tarea detrás de otra, pero lo cierto es que la mayoría de las veces hay que realizar varias actividades de forma paralela, a la vez, para que confluyan en un momento determinado y se articulen entre ellas. La programación parece sencilla, pero realmente es una actividad complicada cuando te pones a ella, y has de ser muy organizado para planificar correctamente.

Gestión de Proyectos: Seguimiento y control

Este es el punto estrella de los que nos dedicamos a la parte de Operaciones. El proyecto arranca, todo está en funcionamiento. En un mundo ideal todo funcionará perfectamente y se alcanzarán los objetivos automáticamente. En la vida real es necesario comprobar que todo se desarrolla según la previsión (atendiendo a la planificación y la programación) y corregir aquello que sea necesario cuando haya una desviación. Y más importante aún, prever las desviaciones que aún no se han producido pero que son posibles, y evitar que lleguen a producirse. Las herramientas de control para esta fase sobre todo son los cuadros de mando, para obtener y organizar los diferentes datos  que se van generando de cada una de las actividades, y que permiten ver esas desviaciones de las que hablamos. Los cuadros de mando son un tema muy interesante, sobre el que merece la pena escribir aparte de forma amplia.

Gestión de Proyectos: Fase de análisis

Y por fin, la cuarta fase, el análisis de los datos que obtenemos en la fase de seguimiento y control, que nos permiten llegar a conclusiones, y crear y poner en marcha acciones de corrección y/o mejora de los procesos que se están llevando a cabo en la operación. Y en proyectos que estén muy acotados en el tiempo, llegar a conclusiones sobre el resultado final del proyecto, para proceder a su cierre.

Cómo se articulan todas las fases?

En la creación del proyecto participan varias figuras y representantes de muchos departamentos: dirección del proyecto, departamento legal, departamento comercial, planificación, recursos humanos, operaciones, logística e incluso el departamento de mantenimiento.

La figura del Project Manager se encargará básicamente de las dos primeras fases, la planificación y la programación,  en las que ya comenzará a participar la parte de operaciones, para que una vez arranque el proyecto pueda hacerse cargo de él de una manera eficaz y eficiente.  En los proyectos duraderos en el tiempo sobre todo, la fase de seguimiento y control, y la de análisis de datos, se desarrollan de forma conjunta y muy inter relacionadas entre sí.

Otras técnicas para la gestión de proyectos

Esta breve y superficial descripción de la gestión de proyectos es básica, pero no es la única forma de trabajar. Existen otras metodologías de trabajo, como el SCRUM, diagramas de Gantt, Prince2… todas ellas tienen ventajas e inconvenientes pero funcionan y están muy extendidas tanto en nuestro país como a nivel internacional.

Si necesitas más información o quieres profundizar en alguno de los conceptos, no dudes en ponerte en contacto conmigo aquí.

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