Benchmarking: qué es y cómo hacerlo

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Podemos definir el benchmarking como un proceso continuo, en el que comparamos la forma de trabajar de otras empresas (o departamentos de la propia empresa) con los propios. Una vez analizado, se proponen mejoras y se implementan.

El benchmarking no consiste en copiar. Eso tiene otro nombre: copiar. Para poder competir con el resto de empresas, lo que queremos es analizar qué hacen bien los demás, obtener unas pautas efectivas que podamos incorporar a nuestros propios procesos, de forma que mejoremos para aumentar nuestra competitividad.

 

Los beneficios del Bechmarking son numerosos:

1.- Te permitirá conocer mejor tu sector y la competencia.

2.- Estas en una mejora continua de procesos y factores que contribuirán a un incremento del beneficio.

3.- Tu negocio estará siempre a la última, es decir, actualizado en todo momento con todo lo que pasa en el sector.

4.- Tendremos un mejor conocimiento de la marca, y podremos mejorar la imagen, personal o de la compañía.

5.- Somos más conscientes de las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas a nivel empresarial.

 

TIPOS DE BENCHMARKING:

En general hablamos de tres tipos de benchmarking:

Interno.

Probablemente es el primero que debemos hacer. Consiste en analizar los procesos dentro de la propia empresa, puede que entre departamentos, para obtener la manera más óptima de trabajo dentro del estilo propio de la empresa.

Este tipo de benchmarking nos va a aportar el conocimiento de qué estamos haciendo, y cómo lo estamos haciendo.

Muchas veces tendemos a compararnos con los demás, y puede que la solución perfecta la tengamos internamente, sin saberlo.

Al tratarse de información interna, que también se va a manejar de forma interna, permite un nivel muy alto de la calidad de la información analizada.

Si nuestra empresa, por ejemplo, se dedica a las ventas, y existen varios jefes de equipo, o comerciales, podremos analizar cómo realiza cada uno su trabajo, su efectividad, y cómo lo consigue cada día. A partir de los datos que se obtienen, podemos realizar un método nuevo aunando las partes más efectivas de cada uno. Se realizarán pruebas para comprobar la eficacia de este nuevo método,  y una vez ajustados los parámetros, se pondrá en marcha.

Cuidado, no se trata de coger lo mejor de cada uno y juntarlo. Eso no va a funcionar. Analizar los datos incluye un trabajo concienzudo, como ver el estilo de trabajo de cada persona, a qué tipo de cliente se aplica, en qué circunstancias, y qué tasa de éxito suele tener.

Funcional.

 Consiste en elegir una o varias empresas de referencia por su excelencia, y analizar su éxito, para poder aplicarlo en las áreas de nuestra empresa que queremos mejorar.

Este tipo de benchmarking no exige que la empresa sea del mismo sector que la nuestra. Lo que queremos es analizar las buenas prácticas, para incorporar los elementos que consideremos necesarios a los procesos propios, para ganar en eficiencia, en satisfacción del cliente, en optimización de procesos, en excelencia…

En general las empresas a las que se solicita información sobre sus procesos suelen ser colaborativas, puesto que no estamos compitiendo de forma directa con ellas.

Como puedes imaginar, el benchmarking funcional suele hacerse en lo relativo a códigos de buenas prácticas, excelencia operativa, y áreas de trabajo generalistas, que no implican información sensible de la empresa.

Competitivo.

Es probablemente el más complicado de realizar, y el que todo el mundo imagina cuando se habla de benchmarking. Se asocia fácilmente al espionaje industrial, aunque esto no es benchmarking.

Se trata de analizar los procesos de empresas que son competencia directa de la nuestra, para descubrir cuáles son los puntos clave de su éxito, para poder compararlos con los nuestros y así poder optimizar las diferentes acciones en cada momento.

Obviamente las empresas son mucho más reacias a facilitar información sobre su forma de trabajo a sus “rivales”. Por eso es el más complicado de hacer, aunque también es el que tiene unos resultados más inmediatos.

 

PARTE PRÁCTICA: ¿CÓMO SE HACE EL BENCHMARKING?

 

Como puedes imaginar, por lo que has leído hasta ahora, hacer benchmarking no es una fórmula milagrosa, ni implica husmear en las empresas vecinas.

En realidad las fases para llevar a cabo benchmarking son sencillas:

Análisis de la necesidad

Deberás preguntarte, y comprobar, la situación en la que te encuentras en este momento, y ver qué es lo que necesitas mejorar en tu trabajo, tu departamento, o tu empresa.

Obtención de datos

Recopilar todos los datos que puedas, en función del tipo de benchmarking que quieras realizar. Esto es, dentro de tu propia empresa, en otras empresas de tu sector, o en empresas que tienen un nivel de excelencia en el área que tú necesitas mejorar.

Ordenación y análisis de los datos

Aquí vas a tener que desechar una gran parte de los datos que has obtenido en la fase anterior, puesto que debes ser lo más sencillo posible. Complicar demasiado el proceso hace que sea menos efectivo. Después toca analizar estos datos para llegar a las conclusiones. Para esto podemos hacerlo nosotros mismos, formar un comité interno que se encargue del análisis, o contratar a una empresa especializada (consultoría).

Integración para la mejora de procesos

Con las conclusiones que se obtienen de la fase anterior, junto con los procesos actuales que tengas, y que habrás descrito en la primera fase, se obtendrá un nuevo proceso con las mejoras propuestas.

Implementación

Llevar a la práctica el nuevo proceso. Cuidado: jugarse las cartas a una mejora que aún es teórica puede llegar a ser una catástrofe. Primero deberás realizar pruebas, por ejemplo, con un grupo de trabajo control, y evaluar si realmente las acciones son exitosas. Después podrás generalizarlo.

Evaluación de la acción

Aquí vamos a comparar la situación que teníamos en la primera fase, cuando analizamos la necesidad, y la situación actual, midiendo los cambios que se han realizado y comprobando que se ha mejorado.

Benchmarking phases

 

 

El benchmarking debe ser un proceso continuo. Si nuestro trabajo no estaba al nivel que queríamos, y con estas acciones hemos mejorado, debemos establecer un plan en el que se revisen los procesos de forma cíclica. El mercado se mueve rápido, surgen nuevas formas de trabajar, de presentar productos, y si paramos, de nuevo nos quedaremos atrás.

 

EJEMPLO DE BENCHMARKING:

Vamos a ver uno de los ejemplos clásicos que nos permitirán obtener una visión general de todo lo que hemos visto en el artículo.

Se trata de la empresa Starbucks.

Esta compañía observó que el treinta por ciento del tiempo que tardaba en preparar un café se gastaba en agacharse, girarse o moverse para coger los diferentes ingredientes.

Lo que hizo fue analizar cómo otra empresa, con una gran reputación, como es Toyota optimiza los tiempos en la fabricación de sus productos.

Una vez analizados los benchmarks, lo aplicaron a su propia empresa, y el resultado fue cambiar la organización para asemejarlo a una línea de fabricación. Con esto optimizaron el proceso de preparación del café, rediseñando los espacios de trabajo, la colocación de los diferentes ingredientes, etc., y al final consiguieron mejorar el tiempo de producción en un veinte por ciento. No está mal, ¿verdad?